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Installateurdokumente nachtäglich anfordern und einreichen

Mit dieser neuen Funktion kann der Sachbearbeiter in der Installateurverwaltung Dokumente konfigurieren, welche er bei Installateur nachträglich anfordern kann.

Konfiguration der Dokumente

Wo finde ich die Konfiguration?

Die Konfiguration befindet sich in den Einstellungen der Installateursverwaltung unter dem Reiter Dokumentenpflege. Hier befinden sich alle weiteren Informationen zusammengefasst als kurzer Text.

Die konfigurierten Dokumente beinhalten nachfolgende Daten:

• Name des Dokuments
• Hilfetext
• Vorlage für den Kunden

Standardmäßig ist der Ansichtsmodus aktiv. Hier werden alle bereits konfigurierten Dokumente aufgelistet. 

Über den Stift im rechten oberen Bildschirmabschnitt kann zum Bearbeitungsmodus gewechselt werden.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung

• Suchleiste
  • Hier kann nach einem Dokument gesucht werden
• Hilfetext
  • Hier kann auf Klick auf den Button unter Hilfetext der aktuell eingetragene Hilfetext angesehen werden.
  • Der Button ist nur klickbar wenn ein Hilfetext hinterlegt ist
• Vorlage ansehen
  • Über den mittleren Button unter der Vorlage kann die aktuell hochgeladene Vorlage angesehen werden
  • Der Button ist nur klickbar wenn bereits eine Vorlage hochgeladen wurde

Bearbeitungsmodus der Konfiguration

Hier können die bereits konfigurierten Dokumente bearbeitet, hinzugefügt oder gelöscht werden.

Über das Auge im rechten oberen Bildschirmabschnitt kann zum Ansichtsmodus gewechselt werden. (Wichtig: Dadurch gehen alle Änderungen verloren)

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung

• Auswahl löschen
  • Hier können ein, oder mehrere Dokumente über die Checkbox am linken Tabellenrand ausgewählt werden
  • Nach dem Klick auf Auswahl löschen öffnet sich ein Dialog, welcher bestätigt werden muss, damit die Einträge verschwinden
  • Alle ausgewählten Dokumente werden aus der Tabelle entfernt
  • Wichtig: Die Dokumente werden nur temporär gelöscht. Für die endgültige Löschung muss unten rechts auf Speichern geklickt werden.
• Suchleiste
  • analog Ansichtsmodus
• Dokumentname
  • Der Dokumentname kann hier angepasst werden
• Hilfetext
  • Hier kann auf Klick auf den Button unter Hilfetext der aktuell eingetragene Hilfetext angesehen und bearbeitet werden.
• Vorlage
  • Vorlage hochladen (Button links) 
    • Hier kann eine Vorlage hochgeladen werden
    • Wenn bereits eine Vorlage existiert kann dennoch eine neue Vorlage hochgeladen werden welche die aktuelle Vorlage ersetzt
  • Vorlage ansehen (Button mitte )
    • Hier kann genau wie im Ansichtsmodus die aktuell hochgeladene Vorlage angesehen werden
    • Der Button ist nur klickbar wenn eine Vorlage existiert
  • Vorlage löschen (Button rechts)
    • Die Vorlage kann auf klick gelöscht werden
    • Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog, welcher bestätigt werden muss
    • Wichtig: Die Vorlage wird nur temporär gelöscht. Für die endgültige Löschung muss unten rechts auf Speichern geklickt werden.
  • I-Symbol
    • Auf Klick auf das Informationssymbol befinden sich weitere Informationen zu zulässigen Dateitypen und maximale Größe des Dokuments.
• Neues Dokument
  • Über den Button neues Dokument wird eine neue Zeile in der Tabelle erzeugt.
  • Der Dokumentname ist Standardmäßig "Neues Dokument"
• Speichern
  • Alle Änderungen die an den Dokumenten gemacht werden sind nur temporär.
  • Um die Änderungen zu Speichern ist es zwingend notwendig auf Speichern zu klicken
  • Nach dem Speichern wird automatisch in den Ansichtsmodus gewechselt.

Anzeige der Dokumente an der Fachkraft

Wo finde ich die Dokumente an der Fachkraft?

Die Dokumente können in den Fachkraftdetails gefunden werden.

Hier werden alle Dokumente angezeigt, welche im Status "Abgeschlossen" oder "Archiviert" sind.

Anzeige der Dokumente

• Filtermöglichkeiten
  • Statusfilter 
    • Hier kann nach dem Status "Abgeschlossen" oder "Archiviert" gefiltert werden
    • Standardmäßig wird nur auf "Abgeschlossen" gefiltert
  • Suchleiste
    • Hier kann direkt nach einem, oder mehreren Dokumenten gesucht werden
  • Die Suche funktioniert in Kombination mit den genannten Filtern
• Dokumente Anfordern
  • Hier öffnet sich der Dialog zum Anfordern der Dokumente vom Installateur
• Dokument manuell hochladen
  • Hier kann ein Dokument manuell hochgeladen werden
  • Das hochgeladene Dokument wird automatisch auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.
  • Das Freigabedatum wird auf das aktuelle Datum und Uhrzeit gesetzt.
  • PNG,JPG und PDF sind erlaubt mit einer maximalen Dateigrößte von 10 MB
• Tabelleneinträge
  • Dateiname
    • Hier wird der Name der Datei angezeigt
  • Status
    • Hier wird der aktuelle Status vom Dokument angezeigt
  • Freigegeben am
    • Hier wird das Freigabedatum angezeigt
  • Dokument ansehen
    • Hier wird das Dokument in einem neuen Reiter geöffnet
  • Dokument löschen
    • Hier öffnet sich ein Dialog, welcher bestätigt werden muss
    • Nach der Bestätigung wird das Dokument unwiderruflich gelöscht

Dokumente von der Fachkraft anfordern

Über den Button "Dokumente anfordern" öffnet sich der Dialog, worüber Dokumente beim Kunden angefordert werden können,

oder der aktuelle Status von den angeforderten Dokumenten angezeigt wird.

Es werden alle bereits angeforderten Dokumente und die Dokumente aus der Konfiguration angezeigt, welche noch nie angefordert wurden.

Die Dokumente können nachfolgende Status haben:

• kein Status
  • Dokumente ohne Status wurden noch nicht angefordert und kommen direkt aus der Konfiguration.
• Angefordert
  • Die Dokumente wurden vom Installateur angefordert.
• Zur Prüfung
  • Die Dokumente wurden vom Installateur hochgeladen und müssen vom Sachbearbeiter geprüft werden.
• Zur Korrektur
  • Die Dokumente wurden vom Sachbearbeiter abgelehnt und der Installateur muss ein neues Dokument hochladen.
• Abgeschlossen
  • Die Dokumente wurden vom Sachbearbeiter erfolgreich geprüft.
• Archiviert
  • Die Dokumente wurden erneut vom Kunden angefordert.

Anzeige der Dokumente

• Filtermöglichkeiten
  • Statusfilter 
    • Hier kann nach dem Status "Angefordert","Zur Prüfung", "Zur Korrektur", "Abgeschlossen" oder nach einem leeren Status gefiltert werden
    • Standardmäßig wird nach jedem Status gefiltert
  • Suchleiste
    • Hier kann direkt nach einem, oder mehreren Dokumenten gesucht werden
  • Die Suche funktioniert in Kombination mit den genannten Filtern
• Anfordern
  • Der Button "Anfordern" ist klickbar wenn mindestens ein Dokument am linken Tabellenrand ausgewählt wurde.
  • Die Dokumente können nur ausgewählt werden wenn diese keinen Status haben.
  • Nach dem Klick auf "Anfordern" werden die ausgewählten Dokumente auf den Status "Angefordert" gesetzt und der Installateur erhält eine E-Mail mit den genannten Dokumenten und einem direkten Link zu den Dokumenten in seinem persönlichen Bereich im Kundenmarktplatz.
• Schließen
  • Der Dialog wird geschlossen und die Dokumente in den Fachkraftdetails werden aktualisiert.
• Tabelleneinträge
  • Dokument
    • Hier wird der Name der Datei angezeigt.
  • Hilfetext
    • Hier wird der Hilfetext angezeigt. Dieser ist jederzeit änderbar.
    • An der rechten unteren Ecke vom Hilfetext kann die Box vertikal nach unten gezogen werden um den gesammten Hilfetext zu sehen.
  • Status
    
    • Hier wird der aktuell Status vom Dokument.
  • Aktionen
    • Dokument ansehen
      • Hier kann das Dokument angesehen werden.
      • Der Button ist nur klickbar wenn ein Dokument existiert.
    • Zur Korrektur setzen
      • Der Button ist klickbar wenn das Dokument im Status "Zur Prüfung" steht. 
      • Hier kann das Dokument an den Installateur zurückgegeben werden, wenn der Sachbearbeiter mit dem hochgeladenen Dokument nicht zufrieden ist.
      • Der Installateur muss das Dokument erneut hochladen.
      • Das Dokument wird auf den Status "Zur Korrektur" gesetzt.
    • Dokument abschließen
      • Der Button ist klickbar wenn das Dokument im Status "Zur Prüfung" steht. 
      • Der Sachbearbeiter hat das Dokument geprüft und gibt dieses frei.
      • Das Dokument wird auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt.
    • Dokument erneut anfordern
      • Der Button ist klickbar wenn das Dokument im Status "Abgeschlossen" steht.
      • Das aktuelle Dokument wird auf den Status "Archiviert" gesetzt.
      • Es wird eine Kopie vom aktuellen Dokument erstellt und erneut beim Kunden angefordert.
      • Das neue Dokument steht im Status "Angefordert".
      • Das alte Dokument verschwindet aus der Liste und kann in der Dokumentenübersicht in den Fachkraftdetails angesehen werden.

Die Fachkraft lädt Dokumente hoch

Wo finde ich den Bereich zum hochladen von Dokumenten?

Der Bereich ist im Kundenmarktplatz unter Dokumente zu finden. Dafür muss zum eigenen Bereich navigiert werden und auf den Reiter Dokumente geklickt werden.

Der Bereich Dokumente teilt sich in zwei Bereiche auf. Offene Dokumente und Historie:

• Offene Dokumente
  • Hier befinden sich alle Dokumente die vom Sachbearbeiter angefordert wurden und noch nicht abgeschlossen wurden.
  • Filtermöglichkeiten
    • Statusfilter 
      • Hier kann nach dem Status "Angefordert","Zur Prüfung" und "Zur Korrektur" gefiltert werden
      • Standardmäßig wird nach jedem Status gefiltert
    • Suchleiste
      • Hier kann direkt nach einem, oder mehreren Dokumenten gesucht werden
    • Die Suche funktioniert in Kombination mit den genannten Filtern
  • Tabelleneinträge
    • Dokumentname
      • Hier wird der Name der angeforderten Datei angezeigt.
    • Hilfetext
      • Hier kann auf Klick auf den Button unter Hilfetext der vom Sachbearbeiter hinterlegte Hilfetext angesehen werden.
      • Der Button ist nur klickbar wenn ein Hilfetext hinterlegt ist
    • Vorlage
      • Der Sachbearbeiter hat die Möglichkeit eine Vorlage als Orientierung mitzugeben.
      • Auf Klick auf den Button unter Vorlage kann die mitgegebene Vorlage angesehen und heruntergeladen werden.
      • Falls keine Vorlage vom Sachbearbeiter mitgegeben wurde, dann ist der Button ausgegraut.
      • Für mehr Information kann auf das Informationssymbol neben Vorlage geklickt werden.
    • Status
      
      • Hier wird der aktuelle Status vom Dokument angezeigt.
        • Angefordert
          • Das Dokument wurde vom Sachbearbeiter angefordert und der Installateur muss ein Dokument hochladen und übermitteln.
        • Zur Korrektur
          • Das übermittelte Dokument wurde vom Sachbearbeiter abgelehnt.
          • Der Installateur muss ein neues Dokument hochladen und übermitteln.
        • Zur Prüfung
          • Das übermittelte Dokumente wird aktuell vom Sachbearbeiter geprüft. 
          • Zu diesem Zeitpunkt ist keine Aktion vom Installateur notwendig.
    • Aktionen
      • Dokument hochladen
        • Hier können Sie ein Dokument hochladen, welches übermittelt werden soll.
        • Für weitere Informationen kann auf das Informationssymbol geklickt werden.
        • Wenn bereits ein Dokument existiert, dann wird dieses mit dem aktuell hochgeladenen Dokument ersetzt.
        • Nach dem hochladen erscheint ein Erfolgsdialog mit weiteren Informationen.

• Dokument ansehen
  • Hier kann das Dokument angesehen werden.
  • Der Button ist nur klickbar wenn ein Dokument existiert.
• Dokument löschen
  • Das Dokument kann auf klick gelöscht werden
  • Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog, welcher bestätigt werden muss
  • Das Dokument ist nichtmehr bei den übermittelten Dokumenten dabei

Dokumente übermitteln

Wenn alle benötigten Dokumente hochgeladen wurden, dann können diese über den Button "Dokumente übermitteln" an den Sachbearbeiter übermittelt werden.

Der Button ist nur klickbar wenn mindestens ein Dokument existiert , welches übermittelt werden soll.

Nach dem Klick auf den Button erscheint ein Dialog, welcher für das finale Absenden bestätigt werden muss.

In dem Dialog können nochmal alle hochgeladenen Dokumente angesehen werden und abgesendet werden.

Das Team der Installateursverwaltung wird über die Dokumente mit einer E-Mail benachrichtigt.

• Historie
  
  • Hier befinden sich alle abgeschlossenen und archivierten Dokumente
  • Filtermöglichkeiten
    • Statusfilter 
      • Hier kann nach dem Status "Abgeschlossen" und "Archiviert gefiltert werden
      • Standardmäßig wird nach "Abgeschlossen" gefiltert.
    •  Suchleiste
      • Hier kann direkt nach einem, oder mehreren Dokumenten gesucht werden
      • Die Suche funktioniert in Kombination mit den genannten Filtern
    •  Tabelleneinträge
      • Dokumentname
        • Hier wird der Name der angeforderten Datei angezeigt.
      • Hilfetext
        • Hier kann auf Klick auf den Button unter Hilfetext der vom Sachbearbeiter hinterlegte Hilfetext angesehen werden.
        • Der Button ist nur klickbar wenn ein Hilfetext hinterlegt ist
      • Status
        
        • Hier wird der aktuelle Status vom Dokument angezeigt.
          • Abgeschlossen
            • Das Dokument wurde vom Sachbearbeiter geprüft und abgeschlossen.
          • Archiviert
            • Das Dokument wurde nochmals vom Sachbearbeiter angefordert und das bereits existierende Dokument wurde archiviert
        • Aktionen
          • Dokument ansehen
            • Hier kann das Dokument angesehen werden.
            • Der Button ist nur klickbar wenn ein Dokument existiert.

Wie wird die Fachkraft über die neu angeforderten Dokumente informiert?

Nach dem Anfordern der Dokumente erhält die Fachkraft eine E-Mail mit der Information, dass Dokumente angefordert wurden und diese im Kundenmenü bereitliegen.

Die Fachkraft sieht in der E-Mail, welche Dokumente angefordert wurden und hat die Möglichkeit über einen Link in der E-Mail direkt in den Dokumentenbereich im Kundenmarktplatz zu navigieren.

Für den Fall das neue Dokumente angefordert wurden, oder ein Dokument erneut angefordert wird, wird das Template BTC_Dokumente_Anfordern_Installateur verwendet.

Für den Fall das ein Dokument zur Korrektur zurückgeschickt wird, wird das Template BTC_Dokumente_Anfordern_Korrektur verwendet.

In der E-Mail können nachfolgende Platzhalter verwendet werden:

• BEGRUESSUNG
  • Guten Tag Vorname Nachname,
• BIRTHDATE
  • Geburtstag
• COMPANYLS
  • Firmenzusatz
• COMPANYNAME
  • Firmenname
• DESCRIPTION
  • Beschreibung zur Fachkraft
• DOKUMENTE
  • angeforderte Dokumente werden untereinander aufgelistet
• FIRSTNAME
  • Vorname
• LASTNAME
  • Nachname
• LINK
  • Link zum Dokumentebereich im Kundenmarktplatz
• MAIL
  • E-Mail Adresse
• MOBILEPHONE
  
  • Mobiltelefonnnummer
• RECORDSOURCETEXT
  
  • Eintragungsart
• SALUTATION
  • Anrede
• SEALING_PLIERS_NR
  • Plombenzangennummer
• STATUS
  • Status der Fachkraft im Portal

Die Fachkraft sieht im Dokumentenbereich die offenen Dokumente mit den dazugehörigen Status und kann Aktionen tätigen, welche unter dem Punkt "Die Fachkraft lädt Dokumente hoch" beschrieben wurden.

An der Glocke im Kundenmarktplatz ist ebenfalls zu erkennen ob ein neues Dokument angefordert wurde.

• Der Eintrag an der Glocke ist solange sichtbar, bis dieser von der Fachkraft als "gelesen" markiert wurde.
  • Über die 3 Punkte kann der Eintrag als "gelesen" markiert werden.
• Wenn direkt auf den Eintrag geklickt wird, dann findet eine automatische Navigation in den Dokumentenbereich statt.