Erstellen und Umbenennen von internen Ordner
Ablauf / Prozess
Wichtig: Mit dem Einbau der Möglichkeit Ordner umzubenennen ist es nicht mehr möglich Sonderzeichen im Ordnernamen zu verwenden. Zugelassene Zeichen beschränken sich auf Buchstaben und Zahlen. Leerzeichen sind möglich.
Erstellen eines Ordners
Innerhalb des Dokumentenflusses unter dem Ordner "Interne Dokumente" können Sachbearbeiter neue Ordner anlegen und dort Dokumente hochladen.
Die Anlage dieser Ordner funktioniert über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Interne Dokumente).
Dabei öffnet sich ein neuer Dialog mit zwei Optionen:
1. Manuelle Eingabe: Hier kann der Sachbearbeiter selbständig einen Ordnernamen definieren.
2. Auswahl über bereits konfigurierte Ordner: Diese Auswahl kann ein Konfigurator innerhalb der App Sachbearbeiterportal-Konfiguration definieren
Umbenennen eines Ordners
Die selbst erstellten Ordner können seit KW35 2025 auch umbennant werden. Dazu muss ein Rechtsklick auf den gewünschten Ordner gemacht werden, damit sich das Menü öffnet. Hier kann dann der Punkt "Ordner umbenennen" gewählt werden.
Wichtig: Es können nur die eigens erstellten Ordner umbenannt werden. Die festen Ordner wie z.B "Interne Dokumente", "Dokumente zum Antrag" oder "Schriftverkehr Kunde" können nicht umbenannt werden.
Nach dem Klick auf "Ordner umbenennen" öffnet sich ein Dialog. Dieser ist von der Optik identisch zum Erstellen-Dialog.
Hier kann ebenfalls gewählt werden ob der Ordnername manuell vergeben werden soll, oder ob ein konfigurierter Ordner aus der Sachbearbeiterportal-Konfiguration gewählt werden soll.
Sobald das Feld für den Ordnernamen befüllt wurde kann auf das Akzeptieren-Symbol geklickt werden, dadurch wird der Ordner direkt umbenannt. Die Änderung ist direkt sichtbar.
Wichtig: Wenn ein Ordner umbenannt wird, der dem Kunden Dokumente im Kundenmarktplatz zur Verfügung stellt, dann kann der Kunde die in diesem liegenden Ordner nichtmehr sehen. Außer es handelt sicht auch um einen konfigurierten Ordner in der Sachbearbeiterportal-Konfiguration, dann sind die Dokumente weiterhin sichtbar unter dem geänderten Ordnernamen. Im Gegenzug funktioniert es ebenfalls dem Kunden Dokumente in einem Ordner zur Verfügung zu stellen, wenn dieser zu einem konfigurierten Namen aus der Sachbearbeiterportal-Konfiguration verändert wird. Bitte hier besonders darauf achten das dies nicht unbewusst passiert.